Ex-funcionário pode processar a empresa? Prazos e documentos

Sim. O ex-empregado pode processar a empresa até dois anos depois do fim do contrato e cobrar créditos dos cinco anos anteriores à data em que a ação é proposta. Esse é o prazo para entrar com processo trabalhista previsto na Constituição (art. 7º, XXIX), e ele vale para quem foi dispensado, pediu demissão ou fez acordo. O que costuma definir o resultado da ação é a documentação que a empresa guardou.

Como funcionam os dois prazos

O primeiro prazo é de dois anos, contados do fim do contrato. Se houve aviso prévio, ainda que indenizado, a contagem começa no término do período do aviso (Orientação Jurisprudencial 83 da SBDI-1 do TST). Passados os dois anos sem ação, a pretensão está prescrita.

O segundo é de cinco anos, contados para trás a partir da data do ajuizamento, e não da saída (Súmula 308 do TST). Por isso o tempo corre contra o ex-empregado: quanto mais ele demora, menos meses alcança. Um exemplo:

• contrato de março de 2018 a março de 2026, já incluído o aviso prévio;
• prazo final para ajuizar a ação: março de 2028;
• ação proposta em abril de 2026, logo após a saída: alcança créditos a partir de abril de 2021;
• ação proposta em fevereiro de 2028: alcança créditos apenas a partir de fevereiro de 2023.

Situações especiais

• Contra menores de 18 anos não corre prazo de prescrição (CLT, art. 440).
• Ações que pedem apenas anotações para prova junto à Previdência Social não se sujeitam a esses prazos (CLT, art. 11, § 1º).
• O FGTS segue a regra dos cinco anos, observado o limite de dois após o fim do contrato, para lesões conhecidas a partir de 13/11/2014; para situações anteriores há regra de transição (Súmula 362 do TST).
• Uma reclamação ajuizada, ainda que arquivada, interrompe a prescrição, mas só em relação aos pedidos idênticos (CLT, art. 11, § 3º), e a contagem recomeça.
• O pedido de homologação de acordo extrajudicial suspende a prescrição quanto aos direitos nele especificados (CLT, art. 855-E).

Pedido de demissão e rescisão assinada não impedem a ação

O direito de ação não depende da forma de saída. Desde a Reforma Trabalhista de 2017, a rescisão não precisa mais ser homologada no sindicato, e o recibo de quitação, qualquer que seja a causa do desligamento, vale apenas em relação às parcelas nele discriminadas (CLT, art. 477, § 2º). Parcelas que não constam do recibo, e seus reflexos, podem ser cobradas normalmente (Súmula 330, I, do TST).

Para encerrar discussões com mais segurança, a lei oferece instrumentos específicos:

• Acordo extrajudicial homologado (CLT, arts. 855-B a 855-E): empresa e empregado apresentam petição conjunta, cada um com seu advogado, e o juiz analisa o acordo em até 15 dias, podendo designar audiência. A homologação é faculdade do juiz (Súmula 418 do TST), e o procedimento não dispensa o pagamento das verbas rescisórias em dez dias nem afasta a multa pelo atraso (art. 855-C).
• Termo de quitação anual (art. 507-B): firmado perante o sindicato dos empregados, durante ou depois do contrato, com eficácia liberatória das parcelas nele especificadas.
• Plano de demissão voluntária previsto em acordo ou convenção coletiva (art. 477-B): gera quitação plena dos direitos do contrato, salvo disposição em contrário entre as partes.

Quais documentos guardar e por quanto tempo

A lei não fixa um prazo único de guarda para os documentos trabalhistas. A regra prática decorre da prescrição: o que pode ser cobrado precisa poder ser provado. Durante o contrato, a empresa deve manter os registros dos últimos cinco anos; depois do desligamento, esses registros devem ser preservados por pelo menos mais dois anos, contados do fim do aviso prévio e com alguma margem. Algumas normas exigem prazos maiores.

Recibos de entrega de equipamentos de proteção e registros de treinamento devem acompanhar o histórico de saúde e segurança, porque são parte essencial da defesa nos pedidos de insalubridade (Súmula 289 do TST). Em caso de dúvida, guardar por mais tempo custa pouco, sobretudo em meio digital. Descartar cedo demais significa enfrentar o processo sem a prova que decidiria o caso; no controle de ponto, a falta dos registros gera presunção a favor do horário alegado pelo empregado (Súmula 338 do TST).

Erros comuns no desligamento

• pagar as verbas rescisórias depois de dez dias, o que gera multa de um salário (CLT, art. 477, § 8º);
• usar termo de rescisão genérico, sem discriminar parcelas e valores;
• deixar de entregar as guias do seguro-desemprego quando devidas, o que dá direito a indenização (Súmula 389 do TST);
• combinar informalmente a devolução da multa do FGTS para simular uma dispensa; para o desligamento consensual, a lei prevê o acordo do art. 484-A da CLT;
• descartar controles de ponto, recibos e advertências antes do fim dos prazos.

Esses pontos se somam às rotinas que formam o passivo trabalhista. A documentação disciplinar é tratada em quando aplicar a justa causa, o controle de horário em regras do banco de horas, e a revisão do arquivo pode entrar no checklist jurídico anual da empresa, como parte do jurídico preventivo.