Toda empresa que vende a prazo, cedo ou tarde, vai lidar com um cliente que deixou de pagar. A reação mais comum é esperar, mandar mensagens e, depois de meses, procurar um advogado já pensando em processo. Existe um caminho mais curto e mais barato, e ele começa antes da Justiça.
1. Reúna as provas da dívida
Antes de qualquer cobrança formal, organize o que comprova a venda e o valor devido: contrato ou pedido assinado, notas fiscais, comprovantes de entrega, boletos, duplicatas, cheques e as conversas em que o cliente reconhece a dívida. É esse conjunto que define quais caminhos estarão disponíveis mais adiante, e com que rapidez.
2. Notifique formalmente
A notificação extrajudicial é a primeira cobrança com peso jurídico. Ela registra o valor, fixa um prazo para pagamento e mostra ao devedor que a empresa está disposta a ir adiante. Quando o contrato não tem data certa de vencimento, é a notificação que coloca o cliente em atraso, o que passa a justificar juros e multa.
Uma boa notificação é objetiva: informa o valor atualizado, a origem da dívida, o prazo para pagamento e os meios de quitação. Muitas vezes, é ela que abre a negociação.
3. Negocie, mas por escrito
Se o cliente propuser parcelamento, formalize o acordo em um termo de confissão de dívida, com valor, parcelas, vencimentos e multa por atraso. Assinado pelo devedor e por duas testemunhas, esse documento tem força de título executivo: se o acordo for descumprido, a empresa pode ir direto à execução, sem precisar provar de novo a origem da dívida.
Um acordo verbal adia o problema. Um acordo bem escrito encurta o caminho, caso ele precise ser cobrado.
4. Considere o protesto
Duplicatas, cheques, notas promissórias e outros documentos de dívida podem ser protestados em cartório. O protesto torna pública a inadimplência, alcança os cadastros de crédito e costuma acelerar o pagamento, porque o registro só é cancelado depois da quitação ou com a concordância do credor. Para títulos como cheque e duplicata, o protesto também interrompe a contagem do prazo para cobrar.
5. Só então, a Justiça
Se nada disso resolver, o caminho judicial depende do documento que a empresa tem em mãos.
- Execução, quando há título executivo: cheque, nota promissória, duplicata aceita ou protestada com comprovante de entrega, ou confissão de dívida assinada por duas testemunhas. É o caminho mais rápido, porque o processo já começa pela cobrança.
- Ação monitória, quando há prova escrita da dívida sem força de título, como pedidos, e-mails e notas fiscais sem aceite.
- Ação de cobrança, nos demais casos.
Microempresas e empresas de pequeno porte podem ainda usar o Juizado Especial Cível para dívidas de até 40 salários mínimos, um procedimento mais simples e, em regra, sem custas no primeiro grau.
Atenção ao prazo
O tempo corre contra quem cobra. Dívidas documentadas em contrato costumam prescrever em cinco anos, e títulos como cheque e duplicata têm prazos ainda menores para a execução. Esperar demais pode transformar uma cobrança simples em um processo mais longo, ou tornar o valor impossível de cobrar.
